Formation continue & apprentissage
Nantes • Saint-Herblain • Mayenne
Niveau 4 (BAC)
TITRE PROFESSIONNEL
Formation Secrétaire Assistant(e)
Codes : TP-00374 / ROME M1607 / RNCP 36804
Définition métier
Le (la) Secrétaire Assistante(e)réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, …) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise. Il / elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, …)
Rythme de
formation :
Alternance ou formation continue
Centre de
formation :
Saint-Herblain ou Mayenne
On leur parle souvent au téléphone et, parfois, on met un visage sur leur voix à l’occasion d’un rendez-vous dans un cabinet médical ou le temps d’un passage au guichet d’une administration. On trouve également beaucoup de secrétaires dans les entreprises où les enjeux de gestion en interne nécessitent le recrutement d’un « assistant » pour seconder un ou plusieurs responsables stratégiques.
Devenir « secrétaire assistant » est un projet professionnel pour beaucoup de jeunes étudiants. Ce métier intéresse aussi des actifs en poste qui souhaitent se reconvertir, ou des travailleurs indépendants désireux de réintégrer le salariat. Les débouchés sont nombreux : on compte plus de 600 000 secrétaires ou assistants en France, dans quasiment tous les secteurs d’activité.
Le baccalauréat est le minimum requis pour exercer cette profession. Le Bac pro AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités) ou le bac technologique STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion) sont des sésames pour décrocher un premier poste, ou accéder à une formation spécialisée dans les filières de la gestion, l’administration, la communication et le juridique (Bac + 2 avec un BTS ou un DEUST, Bac + 3 avec un BUT ou une licence pro).
Il est possible également de s’engager dans une formation accélérée avec Cap Formation en vue d’obtenir un titre professionnel de « secrétaire assistant ».
Objectifs de la formation
- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
> Produire des documents professionnels courants
> Communiquer des informations par écrit
> Assurer la traçabilité et la conservation des informations
> Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
> Planifier et organiser les activités de l’équipe - Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
> Assurer l’administration des achats et des ventes
> Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
> Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
> Assurer le suivi administratif courant du personnel - Compétences transversales de l’emploi (le cas échéant) :
Organiser son environnement de travail et ses activités / Assurer une veille technologique et informationnelle / S’adapter à des situations et des interlocuteurs variés
Pré-requis
- Une expérience d’au moins un an en entreprise est souhaitée
- Avoir le sens du relationnel et de l’organisation
- Savoir assurer une multiplicité de tâches simultanément
- Maitriser la langue française et les mathématiques commerciales
Durée
- Période de formation : 630 h / Période en entreprise : 210 h
- Durée totale de la formation : 840 h
(Le positionnement et l’entretien individuel permettent d’ajuster la durée effective de votre formation selon les activités et compétences professionnelles visées)
Tarifs
- Coût de la formation : 8 820,00 €
(sauf conditions particulières et résultats du positionnement)
- Rémunération : Selon le contrat de formation et la législation en vigueur
Nos équipes vous accompagnent dans le montage financier de votre parcours de formation (Employeur / OPCO…)
Modalités d'accès
PUBLIC
- Salariés en CDI, CDD, Intérim, demandeurs d’emploi selon certaines conditions (financements possibles selon les situations : Apprentissage, Pro-A, Contrat de professionnalisation, CPF, CPF de Transition Professionnelle, plan de développement des compétences…).
RECRUTEMENT
- Positionnement sur les bases d’un entretien individuel et de tests. Prise en compte de l’expérience antérieure, du niveau initial et des objectifs à atteindre
- Mise en relation avec des employeurs potentiels : aide à la recherche d’un contrat
- Établissement d’un contrat Pédagogique & planning adapté à la situation du participant et aux exigences de l’employeur et/ou OPCO
Délais d'accès
Entrées et sorties permanentes tout au long de l’année et/ou
selon dates de sessions définies avec le financeur : nous contacter.
Accessibilité & Handicap
> Nos référents « handicap » accompagnent l’intégration et la mise en œuvre d’aide à la compensation du handicap afin d’optimiser un parcours de formation réussi.
Contacts : Séverine DUVERGER / Olivier BLAITEAU : capformation@capformation.net
> Locaux répondant aux normes d’accessibilité, de circulation, d’autonomie, d’accès aux équipements & prestation.
Que fait un(e) secrétaire assistant(e) ?
Dans le détail, le travail d’un secrétaire assistant peut être très différent selon qu’il exerce dans le milieu de la santé, dans une Mairie ou une entreprise privée moins sollicitée par le grand public. Mais on retrouve beaucoup de compétences transversales d’un secteur à l’autre.
Aux missions de secrétariat classique, le secrétaire assistant ajoute souvent des tâches administratives. On lui confie aussi parfois des responsabilités spécifiques (selon le domaine d’activité de l’entreprise qui l’emploie) : gestion et suivi des dossiers des patients dans le secteur médical, rédaction et préparation des document légaux dans un cabinet juridique, réalisation des devis, suivi des commandes et des relances clients dans une entreprise marchande.
La partie administrative comprend un travail de rédaction et de mise en forme des courriers manuscrits, e-mail et documents officiels. Le secrétaire assistant s’occupe également du classement, de l’archivage et de la gestion des dossiers physiques ou numériques, de la saisie de données et de la mise à jour des bases d’informations.
Au quotidien, le secrétaire assistant s’occupe de l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients ou fournisseurs, et répond aux demandes d’information. Il gère la prise de rendez-vous et oriente ses interlocuteurs vers les personnes ou services concernés. Plus ou moins régulièrement, on demande aussi à un secrétaire assistant de réaliser des comptes rendus de réunions.
L’organisation et la planification sont aussi des volets importants de son travail. Le secrétaire assistant gère les agendas des responsables ou des équipes, planifie les réunions et en assure la préparation logistique (réservation de salles, mise en place de l’équipement audiovisuel nécessaire). Il coordonne également les déplacements professionnels et réserve les billets, hôtels et moyens de transport.
Le secrétaire contribue, le cas échéant, à la préparation de projets ou de documents spécifiques et ay suivi des échéances administratives comme les renouvellements de contrats ou les paiements.
Quelles compétences pour être secrétaire assistant ?
Les qualités attendues chez un(e) secrétaire assistant(e) sont nombreuses. La rigueur est nécessaire pour mettre de l’ordre dans les dossiers et les données. Le sens du dialogue est important, mais la discrétion n’est pas de trop : le secrétaire assistant est souvent amené à traiter des informations sensibles ou confidentielles. Dans les entreprises, on le convie généralement à des réunions où se prennent des décisions stratégiques.
Le secrétaire assistant doit aussi faire preuve de réactivité pour répondre rapidement aux urgences et imprévus. Enfin, son aisance relationnelle lui permet de gérer efficacement ses interactions avec les collaborateurs, clients ou fournisseurs.
Par définition, le secrétariat est un travail de bureau : l’assistant passe beaucoup de temps derrière son ordinateur, il traite et écrit beaucoup de messages électroniques et assure, en même temps, le standard téléphonique.
Pour réaliser ces tâches, un(e) secrétaire assistant(e) utilise différents logiciels bureautiques : Word, Excel ou PowerPoint restent des outils de base, aux côtés d’autres programmes de gestion comme les ERP ou CRM. Ces outils peuvent être complétés par des logiciels spécifiques au secteur d’activité.
Une formation de secrétaire assistant vous mettra immanquablement en contact avec ces systèmes informatiques.
Avec une bonne expérience professionnelle, rien n’est impossible. Néanmoins, il est difficile de s’engager dans une carrière de secrétaire assistant sans le bac (a minima) et une formation adéquate débouchant sur un diplôme ou un titre professionnel.
Après le collège, beaucoup de futurs candidats se lancent dans la préparation d’un bac professionnel ou un bac technologique spécialisés dans l’assistance à la gestion ou au management. Bien sûr, l’obtention d’un bac généraliste n’est pas rédhibitoire et permet aussi d’intégrer une formation orientée dans le « secrétariat » : il peut s’agir d’une formation à Bac + 2 (BTS ou un DEUST) ou d’une formation à Bac + 3 (Brevet Universitaire Technologique ou BUT, mais aussi licence pro).
Cap Formation vous accompagne dans la préparation du titre professionnel de secrétaire assistant, qui correspond à un niveau 4 (Bac), reconnu et délivré par le Ministère du Travail. Ce titre est accessible en reconnaissance partielle par bloc de compétence. En fonction de votre statut initial, la voie d’accès à cette certification peut se faire :
– En alternance : contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation
– En suivant un parcours de formation continue : à l’appui d’un projet de transition professionnelle (PTP), en mobilisant votre Compte personnel de formation (CPF) ou bien encore le plan de développement des compétences de votre entreprise
– En engageant un parcours de reconversion ou promotion par alternance (PRO-A)
– En bénéficiant d’un congé de formation.
Ce diplôme est également reconnu par les entreprises, il permet de valider et d’attester de vos compétences.
Ce titre vise à former des professionnels capables d’assister une équipe dans la communication des informations, l’organisation des activités, et de traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines.
Contenu de la formation préparatoire au titre professionnel de secrétaire assistant
La formation se compose de deux modules principaux, complétés par une période en entreprise (210 heures, soit environ 5 semaines) :
Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités : ce module couvre la production de documents professionnels courants à l’aide d’outils bureautiques, la communication écrite et orale des informations, ainsi que la planification et l’organisation des activités de l’équipe. D’autres compétences sont visées :
– Assurer la traçabilité et la conservation des informations
– Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines : ce module aborde le traitement des opérations administratives des achats et des ventes, la réponse aux demandes d’information des clients et le traitement des réclamations courantes, l’élaboration et l’actualisation des tableaux de suivi de l’activité commerciale, ainsi que le suivi administratif courant du personnel.
Modalités d'accès
La formation est ouverte à tout public, avec un niveau de classe de première ou terminale ou équivalent. Une maîtrise des règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques de la langue française, et des règles de calculs de base, sont requises. Les modalités d’accès peuvent inclure une information individuelle ou collective, un dossier de demande de formation, une évaluation des acquis, et un entretien individuel de conseil en formation, afin de définir le parcours le plus adapté entre un parcours standard, raccourci ou renforcé.
Déroulement de la formation
La durée indicative de la formation est d’environ six mois (840 heures de formation, dont 210 heures de pratique en entreprise), ajustable en fonction des besoins des personnes. Elle comprend une période d’intégration d’une semaine, les deux modules de formation (neuf semaines pour le premier et sept semaines pour le second), une période en entreprise de cinq semaines, et une période de certification d’une semaine.
Validation et certification
L’ensemble des modules permet d’accéder au Titre Professionnel de niveau 4 de Secrétaire Assistant(e). Des qualifications partielles, sous forme de Certificats de Compétences Professionnelles (CCP), peuvent être obtenues en suivant un ou plusieurs modules. À partir de l’obtention d’un CCP, il est possible de se présenter à l’autre CCP pour obtenir le titre professionnel complet, dans la limite de la durée de validité du titre.
Perspectives professionnelles
Les titulaires du titre peuvent exercer en tant que secrétaire, assistant administratif, assistant d’entreprise, assistant d’équipe, secrétaire administratif ou secrétaire polyvalent. Ils peuvent évoluer vers un poste de secrétaire comptable ou d’assistant de direction, à condition de compléter leurs acquis initiaux par une formation en gestion et comptabilité.
Méthodes utilisées
- La formation se déroule en 3 phases :
-
Apports de contenus théoriques :
le positionnement initial permet de proposer un plan de formation adapté visant à s’initier ou se perfectionner selon les objectifs du module visé -
Mise en Situation contextualisée :
Cette modalité propose de développer, exercer et acquérir des connaissances et des compétences du module visé à l'appui d'exercices pratiques organisés et utilisés en tant qu'environnement professionnel à taille réelle - Stage pratique : Immersion en entreprise qui vient compléter les contenus théoriques
- Pédagogie : Personnalisation et individualisation des apprentissages / Contenus et rythmes de formation adaptés / Centre de ressources multimédia / Apports pratiques (prise en main guidée du logiciel - études de cas) / Présentiel / Blended learning
Modalités d'évaluation
- Suivi des progressions avec livret d’Evaluation tout au long du parcours de formation
- Suivi de stage – Préconisations en lien avec l’entreprise
- Organisation d’une évaluation finale pour l’obtention du titre professionnel Secrétaire Assistante (code NSF : 324t) auprès d’un jury du titre désigné par les Unités territoriales des DREETS : une mise en situation professionnelle écrite et orale, un entretien technique, un questionnaire professionnel, questionnement à partir de production(s) / un dossier faisant état des pratiques professionnelles du candidat / des résultats des évaluations passées en cours de formation pour les candidats issus d’un parcours de formation.
Équivalences, passerelles,
débouchés et évolutions professionnelles
Accès à l'emploi métier
Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, …) à Bac+2 (BTS, …) en secrétariat, bureautique.
Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d’une ou plusieurs langues étrangères peut être requise. La maîtrise de l’outil bureautique (traitement de texte, tableur, …) et des outils de communication (Internet, messagerie, …) est exigée.
Conditions d'exercice
L’activité de cet emploi/métier s’exerce au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l’intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients,
ressources humaines, comptabilité, …).
Elle varie selon la taille, le mode d’organisation et le domaine d’activité (juridique, …) de la structure.
Environnements de travail / Structures
Entreprise publique/établissement public/
établissement scolaire/Société de services
Mobilités professionnelles
EMPLOIS PROCHES
- D1401 - Assistanat commercial
EMPLOIS ENVISAGEABLES SI ÉVOLUTION
- C1502 - Gestion locative immobilière
- K1902 - Collaboration juridique
- K2111 - Formation professionnelle
- M1604 - Assistanat de direction
- M1605 - Assistanat technique et administratif
- M1608 - Secrétariat comptable
- M1609 - Secrétariat et assistanat médical ou médico-social
contact & informations
Centre de formation de
saint-herblain