Formation continue & apprentissage
Saint-Herblain • Mayenne
Niveau 4 (BAC)
TITRE PROFESSIONNEL
Formation Chargé d’Accueil et De Gestion Administrative
Codes : TP-00374 - RNCP 36804
Définition métier
Le chargé d’accueil et administratif joue un rôle essentiel dans les activités d’accueil et administratives d’une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l’entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.
Rythme de
formation :
Alternance ou formation continue
Centre de
formation :
Saint-Herblain ou Mayenne
Les fonctions d’accueil et de gestion administrative ont fortement évolué ces dernières années. La transformation numérique des organisations, la multiplication des canaux de communication et l’évolution des attentes des usagers, clients et partenaires ont progressivement élargi les compétences attendues des professionnels de l’administratif.
Les entreprises et les organisations recherchent aujourd’hui des profils polyvalents, capables de conjuguer aisance relationnelle, maîtrise des outils numériques, organisation et compétences administratives. Ces fonctions s’exercent dans des environnements professionnels très diversifiés et offrent ainsi des possibilités d’emploi dans de nombreux secteurs d’activité, aussi bien dans le secteur privé que dans les associations ou les structures publiques.
Cette polyvalence rend également le métier accessible à des profils variés : jeunes souhaitant acquérir une première qualification professionnelle, demandeurs d’emploi ou salariés envisageant une reconversion ou une évolution professionnelle.
Le Titre professionnel Chargé d’accueil et de gestion administrative (CADGA) permet d’acquérir et de faire reconnaître les compétences nécessaires à l’exercice de ces fonctions. Certification professionnelle de niveau 4, il constitue une voie d’accès directe à l’emploi tout en permettant, selon le projet professionnel, d’envisager une poursuite de parcours vers des fonctions administratives plus spécialisées.
Objectifs de la formation
- Assurer les activités d’accueil d’une structure
> Assurer l’accueil physique et téléphonique
> Gérer des situations complexes à l’accueil
> Traiter les flux d’information internes et externes
- Gérer les activités administratives d’une structure
> Prendre en charge les activités administratives courantes
> Assurer le traitement administratif des dossiers
> Traiter les réclamations courantes
- Compétences transversales de l’emploi (le cas échéant) :
Organiser son environnement de travail et ses activités / Assurer une veille technologique et informationnelle / S’adapter à des situations et des interlocuteurs variés
Pré-requis
- Une expérience d’au moins un an en entreprise est souhaitée
- Avoir le sens du relationnel et de l’organisation
- Savoir assurer une multiplicité de tâches simultanément
- Maitriser la langue française et les mathématiques commerciales
Durée
- Période de formation : 630 h / Période en entreprise : 210 h
- Durée totale de la formation : 840 h
(Le positionnement et l’entretien individuel permettent d’ajuster la durée effective de votre formation selon les activités et compétences professionnelles visées)
Tarifs
- Coût de la formation : 8 820,00 €
(sauf conditions particulières et résultats du positionnement)
- Rémunération : Selon le contrat de formation et la législation en vigueur
Nos équipes vous accompagnent dans le montage financier de votre parcours de formation (Employeur / OPCO…)
Modalités d'accès
PUBLIC
- Salariés en CDI, CDD, Intérim, demandeurs d’emploi selon certaines conditions (financements possibles selon les situations : Apprentissage, Pro-A, Contrat de professionnalisation, CPF, CPF de Transition Professionnelle, plan de développement des compétences…).
RECRUTEMENT
- Positionnement sur les bases d’un entretien individuel et de tests. Prise en compte de l’expérience antérieure, du niveau initial et des objectifs à atteindre
- Mise en relation avec des employeurs potentiels : aide à la recherche d’un contrat
- Établissement d’un contrat Pédagogique & planning adapté à la situation du participant et aux exigences de l’employeur et/ou OPCO
Délais d'accès
Entrées et sorties permanentes tout au long de l’année et/ou
selon dates de sessions définies avec le financeur : nous contacter.
Accessibilité & Handicap
> Notre référent « handicap » accompagne l’intégration et la mise en œuvre d’aide à la compensation du handicap afin d’optimiser un parcours de formation réussi.
Contacts : Olivier BLAITEAU : capformation@capformation.net
> Locaux répondant aux normes d’accessibilité, de circulation, d’autonomie, d’accès aux équipements & prestation.
Que fait un(e) chargé(e) d’accueil et de gestion administrative ?
Les activités d’un chargé d’accueil et de gestion administrative varient selon la taille, l’organisation et le secteur d’activité de la structure qui l’emploie. Sa fonction associe principalement des activités d’accueil, de communication et de gestion administrative.
Au quotidien, il accueille les visiteurs, les usagers, les clients ou les partenaires, en présentiel comme à distance. Il répond aux demandes d’information, identifie les besoins, oriente les personnes vers le bon interlocuteur et assure la transmission des informations. Il peut également gérer des rendez-vous, prendre en charge des situations particulières ou contribuer à l’organisation d’espaces et de temps d’accueil.
Sur le plan administratif, il rédige et met en forme des courriers, courriels, notes, tableaux et différents documents professionnels. Il collecte, saisit, contrôle et actualise des informations, assure le classement et l’archivage des documents et contribue à la tenue et au suivi des dossiers, sous format papier ou numérique.
Il participe également à l’organisation des activités de la structure : suivi d’agendas et d’échéances, préparation de réunions ou d’événements, organisation de déplacements, réservation de salles ou de prestations et coordination des informations nécessaires aux différents interlocuteurs.
Selon son environnement de travail, il peut être amené à assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques, à produire des tableaux de suivi, à effectuer des recherches d’informations ou encore à participer au suivi de certaines opérations courantes.
L’utilisation des outils bureautiques, des applications professionnelles et des outils numériques collaboratifs occupe ainsi une place importante dans son activité. Le chargé d’accueil et de gestion administrative doit être capable de rechercher, traiter, organiser et partager efficacement l’information tout en respectant les procédures de la structure et les règles de confidentialité.
Quelles compétences pour être chargé(e) d’accueil et de gestion administrative ?
Le métier de chargé d’accueil et de gestion administrative nécessite de conjuguer qualités relationnelles, sens de l’organisation et maîtrise des activités administratives.
En contact régulier avec des interlocuteurs très différents, le chargé d’accueil et de gestion administrative doit avant tout savoir communiquer et adapter sa posture à la situation rencontrée. Écoute, courtoisie, disponibilité et capacité à reformuler une demande sont essentielles pour apporter une réponse adaptée, orienter efficacement un interlocuteur ou transmettre une information. Certaines situations nécessitent également de savoir faire preuve de calme, de réactivité et de discernement.
La rigueur et l’organisation sont tout aussi importantes. Le professionnel doit être capable de gérer plusieurs activités simultanément, de respecter des procédures et des échéances, de vérifier la fiabilité des informations traitées et d’assurer un suivi précis des dossiers. La discrétion est également indispensable lorsqu’il est amené à accéder à des informations personnelles, professionnelles ou confidentielles.
Une bonne expression écrite et orale est nécessaire pour communiquer avec les différents interlocuteurs et produire des documents professionnels clairs et adaptés. Savoir rechercher une information, la vérifier, la synthétiser et la transmettre au bon destinataire fait pleinement partie des compétences attendues.
Le numérique occupe enfin une place importante dans l’exercice du métier. Le chargé d’accueil et de gestion administrative utilise quotidiennement des logiciels bureautiques tels que Word, Excel ou PowerPoint, une messagerie électronique, des agendas partagés et différents outils collaboratifs. Selon la structure qui l’emploie, il peut également travailler avec des logiciels métiers, des outils de gestion documentaire, des bases de données, des ERP ou des CRM.
La polyvalence constitue ainsi l’une des caractéristiques fortes du métier : passer de l’accueil d’un interlocuteur au traitement d’un dossier, répondre à une demande tout en gérant une échéance ou utiliser différents outils pour rechercher et transmettre une information font partie de son quotidien professionnel.
Contenu de la formation préparatoire au titre professionnel de Chargé d’accueil et de gestion administrative
La formation se compose de deux modules principaux, complétés par une période d’application en entreprise :
Assurer les activités d’accueil d’une structure : ce module permet d’acquérir les compétences nécessaires pour accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs d’une structure, en présentiel comme à distance. Il aborde également la gestion de situations d’accueil plus complexes et le traitement des informations reçues ou transmises par différents canaux.
Les compétences visées sont :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Gérer des situations complexes à l’accueil
– Traiter les flux d’information internes et externes
Gérer les activités administratives d’une structure : ce module est consacré à la réalisation et au suivi des activités administratives courantes. Il permet d’apprendre à produire et traiter des documents professionnels, organiser et suivre des dossiers, exploiter les outils numériques nécessaires à l’activité et apporter une réponse adaptée aux demandes et réclamations courantes.
Les compétences visées sont :
– Prendre en charge les activités administratives courantes
– Assurer le traitement administratif des dossiers
– Traiter les réclamations courantes
Modalités d'accès
La formation est ouverte à tout public, avec un niveau de classe de première ou terminale ou équivalent. Une maîtrise des règles orthographiques, grammaticales et syntaxiques de la langue française, et des règles de calculs de base, sont requises. Les modalités d’accès peuvent inclure une information individuelle ou collective, un dossier de demande de formation, une évaluation des acquis, et un entretien individuel de conseil en formation, afin de définir le parcours le plus adapté entre un parcours standard, raccourci ou renforcé.
Déroulement de la formation
La durée indicative de la formation est d’environ six mois (840 heures de formation, dont 210 heures de pratique en entreprise), ajustable en fonction des besoins des personnes. Elle comprend une période d’intégration d’une semaine, les deux modules de formation (neuf semaines pour le premier et sept semaines pour le second), une période en entreprise de cinq semaines, et une période de certification d’une semaine.
Validation et certification
L’ensemble des modules permet d’accéder au Titre Professionnel de niveau 4 de Chargé.e d’Accueil et De Gestion Administrative. Des qualifications partielles, sous forme de Certificats de Compétences Professionnelles (CCP), peuvent être obtenues en suivant un ou plusieurs modules. À partir de l’obtention d’un CCP, il est possible de se présenter à l’autre CCP pour obtenir le titre professionnel complet, dans la limite de la durée de validité du titre.
Perspectives professionnelles
Les titulaires du titre peuvent exercer en tant que chargé d’accueil, secrétaire d’accueil, assistant administratif ou secrétaire administratif, au sein d’entreprises privées, d’associations, de collectivités, d’administrations ou, plus largement, de toute structure disposant d’un service d’accueil ou administratif.
La polyvalence des compétences acquises permet d’exercer dans des secteurs d’activité très variés. Avec l’expérience ou en complétant leur parcours par une formation spécialisée, les titulaires peuvent également évoluer vers des fonctions administratives comportant davantage de responsabilités ou se spécialiser, notamment dans les domaines de l’assistanat, de la gestion, du commercial ou des ressources humaines.
Méthodes utilisées
- La formation se déroule en 3 phases :
-
Apports de contenus théoriques :
le positionnement initial permet de proposer un plan de formation adapté visant à s’initier ou se perfectionner selon les objectifs du module visé -
Mise en Situation contextualisée :
Cette modalité propose de développer, exercer et acquérir des connaissances et des compétences du module visé à l'appui d'exercices pratiques organisés et utilisés en tant qu'environnement professionnel à taille réelle - Stage pratique : Immersion en entreprise qui vient compléter les contenus théoriques
- Pédagogie : Personnalisation et individualisation des apprentissages / Contenus et rythmes de formation adaptés / Centre de ressources multimédia / Apports pratiques (prise en main guidée du logiciel - études de cas) / Présentiel / Blended learning
Modalités d'évaluation
- Suivi des progressions avec livret d’Evaluation tout au long du parcours de formation
- Suivi de stage – Préconisations en lien avec l’entreprise
- Organisation d’une évaluation finale pour l’obtention du titre professionnel Chargé d’accueil et de gestion administrative (code NSF : 324p) auprès d’un jury du titre désigné par les Unités territoriales des DREETS : une mise en situation professionnelle écrite et orale, un entretien technique, un questionnaire professionnel, questionnement à partir de production(s) / un dossier faisant état des pratiques professionnelles du candidat / des résultats des évaluations passées en cours de formation pour les candidats issus d’un parcours de formation.
Équivalences, passerelles,
débouchés et évolutions professionnelles
Accès à l'emploi métier
Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, …) à Bac+2 (BTS, …) en secrétariat, bureautique.
Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d’une ou plusieurs langues étrangères peut être requise. La maîtrise de l’outil bureautique (traitement de texte, tableur, …) et des outils de communication (Internet, messagerie, …) est exigée.
Conditions d'exercice
L’activité de cet emploi/métier s’exerce au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l’intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients,
ressources humaines, comptabilité, …).
Elle varie selon la taille, le mode d’organisation et le domaine d’activité (juridique, …) de la structure.
Environnements de travail / Structures
Entreprise publique/établissement public/
établissement scolaire/Société de services
Mobilités professionnelles
EMPLOIS PROCHES
EMPLOIS ENVISAGEABLES SI ÉVOLUTION
contact & informations
Centre de formation de
saint-herblain